19 июля, 2016

Правила делового этикета

Знание правил делового сотрудничества может сослужить очень неплохую службу: если впечатление, производимое на партнеров и клиентов, благоприятное, то и дела компании будут идти в гору, так как с ее представителями приятно иметь дело.

Дополните полезные советы психолога Елены Бер в любом из разделов.
Как здороваться

  • Входя в помещение, здоровайтесь первым.
  • Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил.
  • Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
  • При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым.
  • На официальной встрече целовать дамам руку не принято.
  • Если вы сидите, по возможности, вставайте при приветствии.

Как пожимать руку

  • Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным.
  • Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами.
  • Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане.
  • Первым всегда подает руку руководитель.
  • Рукопожатие обеими руками не приветствуется, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми.

Как знакомиться

  • Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться: смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят.
  • При знакомстве на деловой встрече (конференции, приеме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях — достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
  • Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым.
  • Когда вам представляют кого-то, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, и во время беседы чаще называйте его по имени.
  • Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить свое имя?»

Какой должна быть визитка

  • Визитка должна быть выдержана в строгом лаконичном стиле.
  • Тем, кто часто работает с иностранными партнерами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнеров — в азиатских странах это особенно приветствуется.
  • Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона.
  • Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском.
  • Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки.

Как завершить встречу

  • Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым.
  • Если вы уходите с многолюдного приема раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.
  • Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
  • Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече.
  • Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться».
  • Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

  • Разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах.
  • Поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевернутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе.
  • Если вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.
  • Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
  • Дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки.
  • Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.

Как провести переговоры

  • Приглашать партнеров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они смогли подготовиться.
  • Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашенная имеет право как принять, так и отвергнуть его.
  • Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями.
  • Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей.
  • После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах.
  • Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков.
  • Если во время беседы ведется запись, следует проинформировать об этом гостей.
  • Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе.

Прием бизнес-партнеров

  • Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трех человек.
  • Если гость приезжает с супругой, то и принимающему руководителю желательно приезжать на первую встречу в сопровождении супруги.
  • Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
  • Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок.
  • Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почетное место для гостя — рядом с ним.
  • Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле.

Мобильный этикет

  • Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00.
  • Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда.
  • Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно.
  • Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа.
  • Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка.
  • Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил.
  • Сбрасывать звонок считается невежливым. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени.
  • Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.



11 комментариев:

  1. (Третьякова Галина 3-СЗА-14)
    Деловое представление. Смотрите на человека, когда произносите его(её) фамилию. Вы будете выглядеть уверенно. Никогда не представляйте вышестоящего сотрудника нижестоящему. Этим вы нарушаете порядок представления.
    Обязательно включайте имя\фамилию человека.

    Язык тела. Не стойте уперев руки в бедро. Это поза выражает ваше скептическое отношение к словам собеседника, вызывая негативное отношение к вам, люди мгновенно занимаю оборонительную оборону.
    Не складывайте руки на груди. Эта поза выражает сопротивление. Никогда не кладите руки в карманы. Люди будут думать, что же вы там прочите.
    Соблюдение дресс-кода.Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета. Вызов и провокация во внешнем облике – протест против общества, его законов и устоев.
    Во многих крупных компаниях в корпоративной книге продаж дресс-коду уделена отдельная глава. Если же предприятие или организация не имеет строгих стандартов в отношении внешнего вида персонала, необходимо придерживаться общепринятых норм и правил, принятых в деловом мире.

    ОтветитьУдалить
  2. Как провести переговоры.

    -Пунктуальность, не опаздываем на встречу с деловым партнером.
    -Дресс-код. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова.
    -Умение слушать и слышать оппонента (Не перебивать).
    - Одними из важнейших условий деловой беседы являются предельная честность и максимальная открытость по отношению к оппоненту.
    (Кашина Т.А 3-СЗА-22с)

    ОтветитьУдалить
  3. Лузина Екатерина Романовна 3-СЗА-19с
    Если Вы на работе и общаетесь с клиентом:
    Чтобы произвести приятное первое впечатление следует придерживаться следующих правил:
    1. Установить зрительный контак с клиентом
    2.Говорить с улыбкой
    3.Четко проговаривать слова
    4.По возможности убрать из речи фразу "Здравствуйте", потому что часто это приветствие произносится в сокращенном варианте, что производит впечатление неуважительного отношения к собеседнику
    5.Формулировать фразы в позитиве, убирая из речи частицу "НЕ". Например: Не опаздывайте!-Приходите вовремя!
    Нет, не могу ответить на этот вопрос.-Мне сложно ответить на этот вопрос.
    Вам не придется напрасно тратить время.-Вы сэкономите время.
    Не стоит волноваться.-Будьте спокойны.
    6. Не используйте такие фразы как:
    1)"Это не входит в мои обязанности". Говорите - "Этот вопрос в компетенции менеджера Ивана Петровича менеджера (той службы за которую он отвечает). Я могу пригласить его или же соединить с ним, если Вы общаетесь по телефону.
    2)"Вы неправы" или же "Вы ошибаетесь". Говорите - "Возможно, Вам предоставили ошибочную информацию...", "У меня есть друга информация...", "Мне кажется у Вас неверные сведения.."
    3) "Вы должны.." Говорите - "Я бы предложил Вам.." , "Я думаю лучше всего было бы...", "Для Вас имеет смысл.."

    ОтветитьУдалить
  4. Подготовка к деловой беседе по телефону. Очень важно морально настроиться на деловую беседу. Обязательно выявить цель переговоров, для чего будет создан данный звонок. Запишите все интересующие вас вопросы в виде плана на бумагу, чтобы ничего не забыть и получить чёткие ответы. Не забудьте, что под рукой всегда должны находиться:ручка,карандаш,листок или блокнот. Важно перед разговором отойти от всех эмоций, которые вас переполняют. Голос- это ваше лицо в данной ситуации, темб голоса может о многом сказать вашему партнёру.
    Басманова А.А. 3-СЗА-18

    ОтветитьУдалить
  5. Как здороваться:
    - Стоит доброжелательным тоном приветствовать человека
    - Здоровоться с человеком, который Вам не симпатичен или в прошлом у Вас с ним были плохие отношения, вести себя нужно так, как будто ничего не случилось
    - Если вы не помните (были рассеяны, случилась амнезия, либо какое-то другое обстоятельство это помешало сделать), здоровались ли вы с человеком или нет, то лучше с ним поздороваться еще раз, нежели вообще не поздороваться

    Как пожимать руку:
    - Пожимая руку, стоит не переусердствовать, демонстрировать свою силу нет необходимости, особенно в отношении с женщиной. Но и слабое рукопожатие может быть рассчитано как личное оскорбление и вряд ли можно считать приветствием.

    Язык тела:
    - в разговоре необходимо поддерживать зрительный контакт с собеседником. Не стоит изучать свои руки или чистить ноги, когда другие говорят.

    Мобильный этикет:
    - деловой разговор по телефону не должен превышать 5-7 минут, если разговор происходит по мобильному, то до трех минут
    - при звонке на мобильный телефон, первым делом стоит поинтересоваться у собеседника, удобно ли ему сейчас разговаривать

    Ахрапоткова А. С. 3-СЗА-12С

    ОтветитьУдалить
  6. Деловые жесты

    Жесты, манеры, мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка – уверенной, при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги не рекомендуется. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях – признаки человека дела.

    Рукопожатие – единственный тактильный жест прикосновения к собеседнику, который разрешен в деловой среде. Похлопывания по плечу, жаркие объятия, поцелуи и другие жесты дружелюбия возможны лишь среди очень близких партнеров и родственников. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.
    Контролировать слова, текст или мысли совсем несложно, контролировать жесты и мимику гораздо труднее. Умный собеседник мгновенно поймет намерение или обман по определенным жестам и движениям тела. Деловая литература предлагает в помощь книги Алана Пиза «Язык телодвижений» и Пола Экмана «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь»

    Рузиева А. 3 СЗА-12с

    ОтветитьУдалить
  7. Тулегенова Айжан 3-СЗА-14
    Язык тела

    Вход. Входя в кабинет,вы сразу же даете понять, на какое отношение рассчитываете. Когда секретарь сообщает вам,что вы можете войти, входите сразу же, без промедлений. Не стойте в дверном проеме,как нашкодивший школьник,ожидающий у кабинета директора школы. Входя в кабинет, не меняйте скорость. Неуверенные в себе люди двигаются с разной скоростью и слегка шаркают ногами.

    ОтветитьУдалить
  8. Стояловская А.Д. ЗСЗА-12С

    Пунктуальность
    В среде бизнеса считается неприличным быть неточным во времени, не уметь им правильно распоряжаться, ведь это признак того, что человек не ценит ни свое, ни чужое время. Например, ожидание важной встречи дольше пяти минут правила делового этикета определяют как грубое нарушение. Время особенно ценно в бизнесе

    ОтветитьУдалить
  9. Как здороваться:

    Стоит заметить, что обычно в повседневной деловой практике первым здоровается тот, кто первым другого увидел - если нет уж слишком большой разницы и в должностном ранге, и в возрасте.

    Приветствуя женщину или старшего по должности или возрасту, мужчина обычно встает - это предписывает светский этикет. Деловой этикет и тут вносит свои поправки: женщина в деловой обстановке также приветствует входящего сотрудника (сотрудницу) вставая, - если входящий значительно выше по должности. То есть в данном случае не важно, кто приветствует - мужчина или женщина, и не важно, кого приветствует - мужчину или женщину; важно другое - лицо нижестоящее приветствует лицо вышестоящее вставанием.

    Мобильный этикет

    Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу, клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.
    К телефонному диалогу нужно готовиться заранее: подготовить вопросы, которые необходимо задать собеседнику, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться в разговоре.
    Личные звонки в рабочее время допускаются лишь в случае крайней необходимости. Пустословие по телефону мешает коллегам, отвлекает внимание сотрудников и формирует имидж несерьезного пустого человека.

    ОтветитьУдалить
  10. Телефонные переговоры - в современном мире самый быстрый и удобный деловой контакт.
    Телефонное общение является важным фактором ведения деловых переговоров, так как это самый простой способ установления контакта; факсы и новые средства передачи информации лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на репутацию фирмы, организации, которую они представляют.
    Вот несколько конкретных советов по ведению телефонных переговоров:
    1. Необходимо быть кратким и учитывать, что начало разговора определяет его ход и завершение. Рекомендации по длительности - не более 5 минут.
    2. Спросить у собеседника есть ли у него возможность разговаривать по телефону.
    3. Следует сообщить партнёру цель звонка, а затем объяснить причины.
    4. Не прерывать разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок. В случае необходимости следует спросить, можно ли прервать разговор и перезвонить через 10 минут.
    5. Следует избегать «параллельных» разговоров с сотрудниками.
    6. В конце длинного разговора кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять.
    7. Во время разговора записывать важную информацию, с которой, возможно следует ознакомить подчинённых и коллег.
    8. Разговор следует завершать вежливо. Дело в том, что некоторые руководители резко прерывают разговор, не завершая его вежливой фразой, прощанием.
    После разговора следует проанализировать, сказано ли всё нужное; проверить, не следует ли передать кому-либо это сообщение; точно записать итог разговора (о чём договорились с собеседником); записать, что пообещали сделать; сделать необходимые заметки в ежедневнике.


    Блинова Кристина Николаевна
    3-СЗА-21С

    ОтветитьУдалить
  11. Политай Мария Игоревна
    3СЗА-21С

    - Прежде всего принято представление младшего по возрасту старшему, холостого -женатому, низшего по иерархии высшему, мужчины- женщине, более молодой женщины - старшей и т.д.
    Сначала произносят фамилию того, кому оказывается честь, а затем - имя человека, которого представляют.
    Если вы называете кого-то по имени, то и представлять можно, пользуясь именами: " Дарья".
    Если вы представляете друг другу сразу несколько людей, забудьте об их служебном положении или к какому полу они относятся. Сначала представьте того, кто пришёл последним, затем остальных в том порядке, в котором они сидят или стоят.
    Мужчины при знакомстве и представлении встают. Женщины могут сидеть, а встают лишь в том случае, если их знакомят с гостем преклонного возраста или человеком, занимающим высокое общественное положение.

    ОтветитьУдалить