Правила делового этикета

Знание правил делового сотрудничества может сослужить очень неплохую службу: если впечатление, производимое на партнеров и клиентов, благоприятное, то и дела компании будут идти в гору, так как с ее представителями приятно иметь дело.

Дополните полезные советы психолога Елены Бер в любом из разделов.

Как здороваться

• Входя в помещение, здоровайтесь первым.
• Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил.
• Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
• При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым.
• На официальной встрече целовать дамам руку не принято.
• Если вы сидите, по возможности, вставайте при приветствии.

Как пожимать руку

• Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным.
• Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами.
• Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане.
• Первым всегда подает руку руководитель.
• Рукопожатие обеими руками не приветствуется, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми.

Как знакомиться

• Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться: смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят.
• При знакомстве на деловой встрече (конференции, приеме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях — достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
• Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым.
• Когда вам представляют кого-то, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, и во время беседы чаще называйте его по имени.
• Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить свое имя?»

Какой должна быть визитка

• Визитка должна быть выдержана в строгом лаконичном стиле.
• Тем, кто часто работает с иностранными партнерами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнеров — в азиатских странах это особенно приветствуется.
• Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона.
• Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском.
• Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки.

Как завершить встречу

• Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым.
• Если вы уходите с многолюдного приема раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.
• Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
• Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече.
• Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться».
• Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

• Разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах.
• Поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевернутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе.
• Если вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.
• Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
• Дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки.
• Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.

Как провести переговоры

• Приглашать партнеров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они смогли подготовиться.
• Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашенная имеет право как принять, так и отвергнуть его.
• Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями.
• Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей.
• После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах.
• Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков.
• Если во время беседы ведется запись, следует проинформировать об этом гостей.
• Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе.

Прием бизнес-партнеров

• Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трех человек.
• Если гость приезжает с супругой, то и принимающему руководителю желательно приезжать на первую встречу в сопровождении супруги.
• Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
• Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок.
• Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почетное место для гостя — рядом с ним.
• Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле.

Мобильный этикет

• Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00.
• Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда.
• Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно.
• Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа.
• Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка.
• Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил.
• Сбрасывать звонок считается невежливым. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени.
• Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.

По материалам книги Елены Бер «Хорошие манеры и деловой этикет: Иллюстрированное руководство»