Недостатки или привычки?

Часто люди называют в числе худших своих черт такие особенности, как неспособность довести начатое дело до конца, лечь спать пораньше, выделить время на важные дела, вовремя прийти на встречу, организовать свой рабочий день.

В контексте тематики нашего блога мне бы хотелось, чтобы вы в своих комментариях не только поделились опытом решения поставленных проблем, но и акцентировали внимание на этических принципах, которые лежат в основе предпринимаемых действий.

Итак, как часто мы говорим о себе, что "Я такой рассеянный или забывчивый, или  я вечно опаздываю, я такой неаккуратный, мне трудно правильно расставлять приоритеты, я неисправимый тупица, у меня слишком много дел, я ничего не могу контролировать, я не знаю, с чего начать".

Это весьма распространенные проблемы — что довольно грустно. Еще более грустно, что многие считают, будто это врожденные свойства, некоторая предопределенность, с которой ничего нельзя поделать. Люди думают, что они должны жить со своими недостатками. Конечно, все совсем не так. И этический тайм-менеджмент в первую очередь призван работать с тем, о чем вы уже хорошо знаете, — с привычками.

Автор книги  «На пределе» Эрик Бертран Ларссен  дает некоторые рекомендации и пояснения по их выполнению.

Что такое тайм-менеджмент?

Есть люди, которые посвящают свое время созданию промышленных империй, достижению высот в спорте, обустройству дома или помощи другим. А есть те, кто тратит его на поиск оправданий. На самом деле любой человек способен лучше распределять свое время при помощи незамысловатых принципов и рутинных действий.

С чисто технической и практической точки зрения тайм-менеджмент не слишком сложная штука. Но он требует перемен в поведении. Загвоздка в том, чтобы начать действовать. Создать новую привычку. Трудности управления временем связаны не с планированием насыщенного дня. Трудности — у вас в голове.

Как взять себя в руки

Давайте примем за отправную точку тот факт, что вы чувствуете, как рабочие задачи смыкаются вокруг вас плотным кольцом. У вас столько дел в самых разных областях, что вы в них теряетесь. Вы не знаете, что именно должны сделать, когда начать, как закончить и сколько времени все это займет. Если вы испытываете стресс, это практически всегда связано с отсутствием ясной картины перед глазами.

Большинство людей просто смиряются с подобным положением вещей. А что нужно сделать? Остановитесь! Физически прекратите делать то, что делали. Перестаньте читать, писать электронное письмо и так далее. Если продолжать тащиться по той же дороге, последствия будут разрушительными. Обратите внимание на трудности здесь и сейчас.

Представьте, как во время прогулки вы чувствуете, что на пятке образуется мозоль. Всегда имеет смысл заняться этой проблемой немедленно. Вам придется перестать двигаться вперед, снять и снова надеть рюкзак, найти где присесть, пошарить в сумке, потом повозиться с пластырем. Это так утомительно. Но в долгосрочной перспективе вам предстоит насладиться прогулкой, лишенной боли, — и вы сможете идти быстрее.

Сядьте и оцените ситуацию. Успокоившись и посмотрев на происходящее со стороны, вы поймете: достичь поставленных задач куда легче, чем вам казалось. Достаньте листок бумаги, запишите все, что должны, что хотите и что можете сделать. Прямо сейчас! Большие дела и мизерные. В ближайшем будущем и в отдаленном. Все они без исключения должны оказаться на бумаге. Уже сам этот процесс поможет вам расслабиться. Закончив, откройте календарь и распределите задачи по дням.

Главные цели

Расставлять приоритеты, определять, что и когда делать, концентрироваться и составлять содержательный план легче, если знаешь, куда идешь. Вот почему цели так важны. Руководствуясь четкими целями, вы упрощаете процесс принятия решений и планирования времени, делая его более прозрачным и вдохновляющим.

Включите в план на год все поворотные моменты, значимые задачи и цели. Запишите те виды деятельности, которые уже у вас под контролем. Зафиксируйте даты, важные для вас и в личном, и в профессиональном плане. Подумайте о своих ценностях и решите, что еще стоит запланировать: встречи с друзьями, длинные выходные с детьми, праздники, сюрприз для любимого человека в виде путешествия в Париж.

Всегда держите в уме свои мечты, ценности и ви´дение будущего — распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать минимум раз в месяц — дополнять его, вносить изменения и вспоминать, к чему вы стремитесь в этом году.

Задачи на день

Каждый день составляйте список задач и выделяйте пять самых важных. В первую очередь закончите эти дела, так как после этого остаток дня проходит гораздо легче. Людям, конечно, свойственно делать все наоборот: откладывать самое трудное на потом, чтобы весь день оно висело дамокловым мечом над головой. Оставляя такие дела на последний момент, вы включаете защитные механизмы, а взамен обретаете чувство беспокойства.

Записывайте время, в течение которого должны заниматься той или иной задачей. Если это телефонные звонки, выделите период, например с двенадцати до двух, чтобы обзвонить всех, кого нужно. Время вышло — со звонками покончено. То же касается и электронной почты. 

Если вы не успеваете закончить дело сегодня, зафиксируйте его в списке и учтите при составлении плана на следующий день. С некоторыми задачами вы справитесь сегодня, другие распределите в течение недели или месяца. 

Выполняйте одну задачу за раз. Фокусируйтесь. В наше время часто говорят о многозадачности, то есть о том, чтобы одновременно заниматься несколькими делами. Но невозможно думать о двух вещах сразу. Человеку свойственно концентрироваться только на одном деле. Тот, кто определяет, на чем ему стоит сосредоточиться в течение ближайшего часа, лучше справляется с делами, чем тот, кто совмещает их с электронной почтой, звонками и другими отвлекающими факторами.

По материалам книги Эрика Бертрана Ларссена  «На пределе».